Tutorials StilHub.

Wat u hier ziet

De agenda toont de afspraken van de dag in kolommen: een kolom per medewerker, met zijn naam en functie boven aan de kolom. De uren staan verticaal, van 06:00 tot 24:00, verdeeld in kwartieren. De gearceerde zones (grijs, gestreept) vallen buiten de werktijden van de medewerker, terwijl de witte zones de tijdvakken zijn waarin hij klanten kan ontvangen. Een rode horizontale lijn geeft het huidige tijdstip aan. Elke afspraak is een vakje met een kleur die afhangt van de status: petrolgroen voor bevestigd, oranje voor in afwachting, grijs voor geannuleerd en geel voor een geblokkeerd tijdvak. Er kan ook een rode kolom verschijnen met de afspraken zonder toewijzing , dat wil zeggen de afspraken zonder ingestelde medewerker of waarvan de medewerker is verwijderd.

Bovenaan vindt u de werkbalk: de knop „Vandaag" brengt u terug naar de huidige dag, de pijlen links/rechts gaan naar de vorige of de volgende dag, en door te tikken op de weergegeven datum opent u een kalender waarmee u direct naar een willekeurige dag springt. De knop „Vernieuwen" laadt de afspraken opnieuw (ze worden ook automatisch vernieuwd wanneer u na een pauze terugkeert naar het paneel), en „+ Afspraak" opent het formulier voor een nieuwe afspraak.

Hoe u een afspraak toevoegt

1. Tik rechtstreeks op een vrij tijdvak in de kolom van de medewerker, waarna het formulier wordt geopend met de medewerker en het tijdstip al ingevuld, of tik op „+ Afspraak" rechtsboven.
2. Vul de naam van de klant in en, optioneel, het telefoonnummer (07xx xxx xxx). Voor een onaangekondigde klant (walk-in) typt u hier gewoon de naam en het nummer.
3. Kies de medewerker en de dienst. De prijs en de duur worden automatisch ingevuld en nemen de eigen waarden van de medewerker over, als voor hem een speciale prijs of duur voor die dienst is ingesteld.
4. Controleer de datum, het tijdstip en pas indien nodig de duur (in minuten) aan. Het vak „Te innen" toont u het bedrag, met de promotiekorting doorgestreept indien van toepassing.
5. Tik op „Opslaan". De afspraak verschijnt onmiddellijk in het raster.

Als een verplicht veld ontbreekt, wordt het rood gemarkeerd en verschijnt er een melding in het formulier: vul het in en sla opnieuw op. De knop „Opslaan" is beveiligd tegen dubbel klikken, zodat u niet per ongeluk twee identieke afspraken aanmaakt.

Hoe u een afspraak verplaatst, bewerkt of annuleert

Tik op een afspraak om de details te openen. Hier kunt u de klant, de dienst, de medewerker, de datum of het tijdstip wijzigen en tikt u opnieuw op „Opslaan". Om hem snel te verplaatsen, sleept u het vakje naar een ander tijdvak of een andere kolom: hij wordt ter plekke verplaatst naar de nieuwe medewerker en het nieuwe tijdstip. Om hem stop te zetten, gebruikt u „Afspraak annuleren" (hij blijft grijs gekleurd zichtbaar in het raster, als historiek) of „Afspraak verwijderen" (hij verdwijnt volledig); beide vragen vooraf om een bevestiging.

De weekweergave van een medewerker

Tik op de naam van een medewerker boven aan de kolom om van de huidige dag over te schakelen naar zijn hele week (maandag tot zondag), met de dag van vandaag gemarkeerd. In deze weergave navigeert u met de pijlen van week naar week en tonen de gearceerde zones de werktijden van de medewerker op elke dag. U tikt op de pijl terug (of op de knop „Alle medewerkers") om terug te keren naar de dagweergave met alle kolommen.

Het versturen van de bevestigings-SMS en het telefoongesprek

Wanneer u een afspraak opent waarbij een telefoonnummer is ingevuld, verschijnen er naast het telefoonveld twee knoppen: een groene die de klant rechtstreeks belt en een petrolgroen die hem een bevestigings-SMSstuurt. De SMS kan pas worden verstuurd nadat de afspraak is opgeslagen en verbruikt een SMS-tegoed van het account van de salon; als u hem probeert te versturen bij een nog niet opgeslagen afspraak, krijgt u de melding dat u die eerst moet opslaan.

Wat u hier ziet

Dit is uw klantenbestand, automatisch samengebracht in een enkele lijst uit drie bronnen: de klanten die een afspraak hebben gemaakt via de app, de klanten die handmatig zijn toegevoegd en de klanten die zijn geimporteerd uit Excel. Klanten met hetzelfde telefoonnummer worden automatisch samengevoegd, zodat ze niet twee keer voorkomen.

Bovenaan staan vier statistiekkaarten: Totaal, Actief (zijn de laatste 30 dagen bij u geweest), Inactief (hebben een bezoek gebracht, maar er zijn meer dan 60 dagen verstreken) en Frequent (minstens 3 bezoeken). Daaronder vindt u de zoekbalk (op naam of telefoonnummer), een knop voor sorteren (Recent, Op naam, Op bezoeken) en filterchips: Alle, Frequent, Actief, Inactief, Handmatig toegevoegd, elk met zijn aantal. In de tabel ziet u per klant het aantal bezoeken, het laatste bezoek en eventuele labels (Frequent, Inactief, bron Handmatig/Import, Geblokkeerd). Naast de ondertitel staat ook een indicator met het resterende SMS-tegoed , dat rood wordt wanneer het onder de 20 zakt.

Hoe u een klant handmatig of vanuit Excel toevoegt

1. Tik op „Klant toevoegen", vul de naam en het telefoonnummerin en tik dan op Opslaan.
2. Voor een volledige lijst tikt u op „XLS importeren" en kiest u een bestand .xlsx, .xls of .csv. Het systeem herkent zelf de kolommen met naam en telefoonnummer (aan de hand van de kopregel of door te raden op basis van de cijfers) en voegt de klanten toe, ontdubbeld op telefoonnummer.
3. Als u niet zeker bent van het formaat, tikt u op de knop met het vraagteken om de importhandleiding met een voorbeeldtabel te bekijken (de kolommen Naam en Telefoon).
4. Met de knop downloaden exporteert u de huidige lijst (zoals gefilterd) naar een Excel-bestand met naam, telefoonnummer, bezoeken en laatste bezoek.

Hoe u SMS-berichten stuurt en uw klanten naar StilHub brengt

Vink een of meer klanten in de lijst aan en er verschijnt een balk met groepsacties. Tik op „SMS versturen", typ het bericht en zie in realtime hoeveel tekens u gebruikt en hoeveel tegoeden het kost (een SMS per ontvanger). Als u niet genoeg tegoeden heeft, wordt u vooraf gewaarschuwd.

Bovenaan stuurt de groene balk „Breng uw klanten naar StilHub" een kant-en-klare SMS naar al uw klanten met een telefoonnummer (die niet geblokkeerd zijn), zodat ze weten dat ze online bij u een afspraak kunnen maken. U vinkt de bevestiging aan dat het uw klanten zijn en tikt op versturen: de eerste 100 SMS-berichten zijn inbegrepen in de installatiekosten.

Hoe u afspraken in serie automatisch inplant

Selecteer de klanten en tik op „Automatisch inplannen" (of u doet dit voor een enkele klant vanuit zijn fiche). In het venster kunt u alle rijen snel invullen met dezelfde waarden via het gedeelte „Op iedereen toepassen" (dienst, medewerker, datum, tijdstip) en daarna past u ze waar nodig individueel aan. De medewerker is verplicht bij elke afspraak.

1. U kiest de dienst en de medewerker voor elke klant, plus de datum en het tijdstip.
2. U typt de tekst van de aankondigings-SMS (u kunt de variabelen gebruiken die onder het veld worden voorgesteld).
3. U kiest wanneer de SMS wordt verstuurd: nu, 2 dagen ervoor, 1 dag ervoor of op de dag van de afspraak; u kunt meerdere opties aanvinken.
4. Optioneel vinkt u maandelijkse herhaling aan en kiest u voor hoeveel maanden; onder de knop ziet u een schatting van het aantal SMS-berichten.
5. Tik op Bevestig : de echte afspraken verschijnen in de agenda en de SMS-berichten worden op de gekozen momenten verstuurd.

De klantfiche, blokkeren en verwijderen

Tik op een rij om de fiche aan de rechterkant te openen. Daar ziet u de bezoeken, het laatste bezoek en de afsprakenhistoriek (dienst, medewerker, datum, status). Met het potlood bewerkt u de naam, het telefoonnummer en voegt u notitiestoe. U heeft snelknoppen voor SMS en automatisch inplannen, rechtstreeks vanuit de fiche. U kunt een klant blokkeren (hij kan dan geen afspraak meer maken bij uw salon, altijd omkeerbaar) of u kunt hem definitief verwijderen , beide met een bevestiging.

Wat u hier ziet

Het gedeelte Abonnementen stelt u in staat pakketten met sessies te verkopen die klanten vooraf betalen (bijvoorbeeld „5 knipbeurten"). De pagina bestaat uit drie zones onder elkaar: De plannen van de salon (de definities van uw pakketten), Verkochte abonnementen (de actieve exemplaren, met de voortgang van de sessies en de vervaldatum) en, wanneer die er zijn, Openstaande aanvragen : een gele kaart met de klanten die in de salon willen betalen.

Rechtsboven vindt u de knop Abonnement toevoegen (altijd zichtbaar) en de knop Abonnement verkopen, die alleen verschijnt als u minstens een actief plan heeft. In het gedeelte „Verkochte abonnementen" is er ook een zoekveld zoekbalk op klantnaam, telefoonnummer of naam van het plan.

Hoe u een abonnementsplan aanmaakt

Een plan is het sjabloon dat u daarna meerdere keren verkoopt. U definieert het een enkele keer via de knop Abonnement toevoegen.

1. Tik op Abonnement toevoegen en vult u in De naam van het pakket en, optioneel, een beschrijving.
2. U vult De prijs in RON in en kiest u De geldigheid uit de lijst (30, 45, 60, 90, 120, 180 of 365 dagen; standaard 90).
3. Bij Inbegrepen voegt u de diensten van het pakket toe: voor elke rij kiest u de dienst en het aantal sessies. Met Dienst toevoegen voegt u nieuwe rijen toe en met de prullenbak verwijdert u een rij.
4. Tik op Opslaan. Het plan verschijnt in de tabel „De plannen van de salon" en in de etalage in de app.

In de tabel met plannen ziet u de naam, de inbegrepen diensten, de prijs en de geldigheid. Met de knop status schakelt u het plan tussen Actief en Inactief (inactieve plannen kunnen niet meer worden verkocht), en met de pictogrammen aan de rechterkant kunt u het bewerken (potlood) of verwijderen.

Hoe u een abonnement aan de balie verkoopt

De knop Abonnement verkopen registreert ter plekke een abonnement, handig wanneer de klant rechtstreeks in de salon betaalt.

1. Tik op Abonnement verkopen en kiest u Het plan uit de lijst (alleen de actieve plannen verschijnen, met hun prijs). Onder de keuzelijst ziet u de inbegrepen diensten en de geldigheid.
2. U vult De naam van de klant (verplicht) en, optioneel, het telefoonnummer.
3. U tikt op de bevestigingsknop. Het abonnement wordt onmiddellijk actief en, als u het telefoonnummer invoert, wordt het automatisch gekoppeld aan het account van de klant in de app.

Hoe u openstaande aanvragen bevestigt

Wanneer een klant in de app kiest om in de salon te betalen, verschijnt de aanvraag op de kaart Openstaande aanvragen, met de naam, het telefoonnummer, het plan, de prijs en de datum van de aanvraag.

1. Wanneer de klant betaalt, tikt u op Betaling bevestigen : het abonnement verhuist als actief naar „Verkochte abonnementen".
2. Als u ervan afziet, tikt u op Weigeren en bevestigt u in het waarschuwingsvenster.

Hoe u de verkochte abonnementen opvolgt en verbruikt

In „Verkochte abonnementen" ziet u elk abonnement met de klant (en het label Gekoppeld als hij een account in de app heeft), het plan, de betaalmethode (kaart of in de salon), de resterende sessies per dienst, de vervaldatum en de status.

1. Voor een walk-in klant tikt u op het pictogram min om een sessie af te trekken; in het venster dat wordt geopend, tikt u op de gewenste dienst, waar u ook ziet hoeveel sessies er nog over zijn.
2. Met het pictogram X annuleert u een actief abonnement, na bevestiging.

Wat u hier ziet

Het gedeelte Promo geeft u twee verkoopinstrumenten, verdeeld over aparte tabbladen bovenaan: Gift cards (de cadeaubonnen) en Promotiecodes. Wanneer u de pagina opent, staat u meteen op het tabblad met cadeaubonnen; u tikt op het andere tabblad om naar de kortingscodes te gaan.

Op elk tabblad staan bovenaan drie statistiekvakken. Bij de bonnen ziet u hoeveel bonnen u heeft uitgegeven in totaal, hoeveel er actief zijn en het saldo dat in omloop is (het bedrag in RON dat klanten nog kunnen besteden). Bij de codes ziet u het totale aantal codes, hoeveel er actief zijn en hoeveel keer ze zijn gebruikt . Onder de statistieken vindt u een zoekvak zoekbalk dat de lijst meteen filtert terwijl u typt: bij de bonnen wordt gezocht op code, naam van de koper of e-mailadres, en bij de codes op code of beschrijving.

Hoe u een cadeaubon uitgeeft

Tik op „Nieuwe gift card", het formulier wordt geopend en u vult de velden in. Het enige verplichte veld is de waarde.

1. U typt De waarde van de bon in RON (bijv. 100).
2. Optioneel voegt u de naam van de koper, het e-mailadres van de koper, het e-mailadres van de ontvanger, een vervaldatum en een bericht toe.
3. Tik op „Bon uitgeven". Het systeem genereert automatisch een code in de vorm STLH-XXXX-XXXX.
4. Als u een e-mailadres heeft ingevuld (van de ontvanger of van de koper), wordt de bon automatisch naar dat adres verstuurd, met een QR-code als bijlage. Zonder e-mailadres blijft de bon alleen in de lijst staan en kunt u hem later versturen.

Hoe u een bon aan de balie verzilvert

Wanneer de klant met de bon komt, tikt u op de knop „Scannen" op het tabblad met de bonnen.

1. U geeft toegang tot de camera en houdt de telefoon van de klant voor de lens om de QR-codete lezen. Als de camera niet werkt, typt u de code handmatig in het veld STLH-XXXX-XXXX en tikt u op „Zoeken".
2. De gevonden bon wordt weergegeven met het beschikbare saldo. U vult het te gebruiken bedrag in of u tikt op „Alles gebruiken" om het volledige saldo over te nemen.
3. Tik op „Toepassen". Het bedrag wordt van het saldo afgetrokken en als het saldo op nul komt, wordt de bon automatisch gedeactiveerd.

Hoe u de uitgegeven bonnen beheert

In de tabel met bonnen toont elke rij de code (tik erop om hem te kopieren), het resterende saldo van de oorspronkelijke waarde, de vervaldatum en de status (Actief / Inactief). Bonnen zonder e-mailadres krijgen een zichtbare waarschuwing. Aan het einde van de rij vindt u snelknoppen:

1. E-mail opnieuw versturen : verstuurt de bon met QR opnieuw; als er geen e-mailadres is opgeslagen, wordt u ter plekke om het adres gevraagd.
2. Markeer als gebruikt : verschijnt alleen bij actieve bonnen met saldo; sluit de bon af en brengt het saldo op nul.
3. Deactiveren : zet een actieve bon stop; na de deactivering verandert de knop in Verwijderen, zodat u hem definitief uit de lijst haalt.

Hoe u een promotiecode aanmaakt

U gaat naar het tabblad Promotiecodes en tikt u op „Nieuwe code". De code, het type en de waarde van de korting zijn verplicht.

1. U typt De code (die automatisch in hoofdletters wordt omgezet) en kiest u het type: korting in procenten of een vast bedrag.
2. U vult de waarde van de korting in, en optioneel de minimale bestelwaarde, de gebruikslimiet, een beschrijving en de geldigheidsperiode (van / tot).
3. Tik op „Code aanmaken". De klant past hem toe bij het afronden van de afspraak in de app.

Elke code in de lijst toont de korting, hoeveel keer hij van de limiet is gebruikt (met een voortgangsbalk wanneer u een limiet heeft ingesteld) en de vervaldatum. Met de knoppen ernaast kunt u hem op elk moment deactiveren/activeren of verwijderen.

Wat u hier ziet

Het gedeelte Producten verandert uw salon in een kleine winkel in de app: u verkoopt retailproducten (shampoos, wax, olien, maskers, stylingproducten enz.) die de klant met zijn telefoon bestelt en bij u in de salon afhaalt, volgens het model click & collect, zonder levering. Het is een module van het type add-on, dat wil zeggen een afzonderlijke functie die bovenop het gewone abonnement wordt geactiveerd.

Zolang de module niet actief is, toont de pagina een presentatie met de voordelen, de maandprijs (in RON / maand) en de activeringsstappen. Na de activering wordt diezelfde pagina het beheerpaneel van de winkel: de te verwerken bestellingen bovenaan, de productenlijst in het midden en de bestelhistoriek onderaan.

Hoe u de module activeert

De activering gebeurt niet automatisch: u dient een aanvraag in en het StilHub-team bevestigt die. De knop die u ziet, hangt af van de status van uw account.

1. U opent het gedeelte Producten in het menu. Als u een actief abonnement heeft, tikt u op de knop „Activering aanvragen".
2. Als de melding verschijnt dat u een actief abonnement nodig heeft, activeert of verlengt u eerst uw abonnement in het gedeelte Abonnement en komt u daarna hier terug.
3. Nadat u de aanvraag heeft verstuurd, verschijnt er een banner van het type „Aanvraag verstuurd" met de datum waarop u de aanvraag heeft ingediend; vanaf dat moment wacht u op de bevestiging.
4. Wanneer de module actief is, ziet u bovenaan tot welke datum ze geldig is („Actief tot…") en heeft u toegang tot alle onderstaande hulpmiddelen.

Hoe u de etalage publiceert en producten toevoegt

Om de producten zichtbaar te maken voor klanten op de salonpagina in de app, zet u de schakelaar „Etalage zichtbaar in de app"aan. U kunt hem op elk moment uitzetten om de hele winkel tijdelijk te verbergen zonder de producten te verliezen.

1. Tik op „Product toevoegen" (of „Voeg het eerste product toe" als de lijst leeg is).
2. U voegt een fototoe: klik op het vierkant met de afbeelding en kies een bestand. Het wordt automatisch gecomprimeerd naar het WebP-formaat, zodat het snel laadt. U kunt op elk moment tikken op „Afbeelding wijzigen".
3. U vult De naam (verplicht), een korte Beschrijving (optioneel) en De prijs in RON (verplicht).
4. Bij Voorraad vult u het aantal beschikbare stuks in of laat u leeg voor onbeperkte voorraad (weergegeven met het symbool ∞). Tik op Opslaan.

In de lijst kan elk product worden bewerkt (potlood), verwijderd (prullenbak, met bevestiging) of geschakeld tussen Actief en Inactief met een enkele klik, zodat u het uit de verkoop haalt zonder het te verwijderen.

Hoe u de bestellingen beheert (click & collect)

Nieuwe bestellingen verschijnen bovenaan, in het vak „Te verwerken bestellingen", met het bestelnummer, de naam en het telefoonnummer van de klant, de bestelde producten, het totaal en het betaallabel: „Online betaald" of „Betaling bij afhaling".

1. Wanneer u de bestelling klaarmaakt, tikt u op „Markeer als klaar" : de bestelling gaat van de status Bevestigd naar Klaaren de klant krijgt bericht dat hij de bestelling kan afhalen.
2. Bij de overhandiging van de producten tikt u op „Markeer als afgehaald". Op dat moment wordt de voorraad automatisch van de inventaris afgetrokken.
3. Indien nodig tikt u op „Bestelling annuleren". Bij online betaalde bestellingen waarschuwt de bevestiging u dat het bedrag aan de klant wordt terugbetaald.

Afgeronde of geannuleerde bestellingen verhuizen naar „Bestelhistoriek", waar u ze altijd terugvindt met de status Afgehaald of Geannuleerd, samen met de inhoud en het totaal van elke bestelling.

Wat u hier ziet

Het gedeelte Marketing (SMS) is de plek waar u de SMS-meldingen naar klanten start: een bevestigingsbericht zodra er een afspraak wordt gemaakt en een herinneringsbericht een dag voor het bezoek. De pagina heeft drie zones: een grote activeringsschakelaar met alle instellingen eronder, een kaart aan de rechterkant die u het beschikbare SMS-saldo toont en, op diezelfde plek, de tegoedpakketten die u kunt kopen.

Zolang de schakelaar uit staat, blijven de velden zichtbaar maar vervaagd en vergrendeld: ze worden pas actief nadat je de meldingen inschakelt. Alles wat je hier wijzigt (afzendernaam, sjablonen, tijdstip van de herinnering) sla je op met een enkele knop.

Hoe je de automatische SMS-meldingen inschakelt

1. Je tikt op de schakelaar „Meldingen activeren" boven aan de kaart; pas nu worden de velden eronder bewerkbaar.
2. U vult „Afzendernaam (Sender ID)": de naam die als afzender van het bericht op de telefoon van de klant verschijnt. Deze mag maximaal 11 tekens bevatten en wordt automatisch in hoofdletters omgezet terwijl je typt.
3. Je tikt op de knop „Opslaan" om de instellingen op te slaan. De knop werkt alleen wanneer de meldingen zijn ingeschakeld.

Hoe je de berichtsjablonen aanpast

Je hebt twee aparte sjablonen, elk in een tekstveld waarvan je de grootte kunt aanpassen: „Sjabloon bevestiging" (het bericht dat wordt verstuurd wanneer de afspraak wordt gemaakt) en „Sjabloon herinnering" (het bericht dat voor het bezoek wordt verstuurd). In de tekst kun je tags invoegen die automatisch worden vervangen door de echte gegevens van elke afspraak.

De beschikbare tags, opgesomd in de kaart onder de sjablonen, zijn: [CLIENT_NAME] (de naam van de klant), [SALON_NAME] (de naam van de salon), [STAFF_NAME] (de medewerker), [DATE] (de datum) en [TIME] (het tijdstip). Je schrijft ze rechtstreeks in de tekst, met vierkante haken, precies zoals ze hier staan.

1. Je schrijft het bevestigingsbericht in „Sjabloon bevestiging", waarbij je de tags gebruikt waar je gepersonaliseerde gegevens wilt.
2. In de vervolgkeuzelijst „Verzendtijd van de herinnering" kies je het tijdstip (tussen 07:00 en 20:00, van uur tot uur): de herinnerings-SMS wordt automatisch op het gekozen tijdstip verstuurd, een dag voor elke bevestigde afspraak.
3. Je schrijft het herinneringsbericht in „Sjabloon herinnering", eveneens met de tags die je nodig hebt.
4. Tik op „Opslaan".

Hoe je het saldo controleert en SMS-tegoed koopt

In de kaart aan de rechterkant zie je „SMS-saldo" : hoeveel tegoed je op dit moment beschikbaar hebt. Elk verzonden bericht (bevestiging of herinnering) verbruikt een credit, dus als het saldo op nul komt, worden er geen berichten meer verstuurd. Onder het saldo staat ook de vermelding dat het betaalde abonnement elke maand 100 SMS bevat, die na de eerste betaling automatisch aan het saldo worden toegevoegd.

1. Je kijkt naar de waarde bij „SMS-saldo" om te weten hoeveel tegoed je nog hebt.
2. Bij „Tegoed kopen" kies je een van de weergegeven pakketten (bijvoorbeeld 100, 500 of 1000 SMS), elk met zijn eigen prijs in RON.
3. Je tikt op de kaart van het gewenste pakket en je wordt automatisch doorgestuurd naar de beveiligde betaalpagina.
4. Na de betaling kom je terug in het paneel en bevestigt een melding dat het saldo is aangevuld.

Wat u hier ziet

Het gedeelte Medewerkers is het team van je salon. Elke persoon heeft een eigen kaart met foto (of de eerste letter van de naam), de naam, de functie, de lijst met diensten die hij of zij uitvoert met de prijs en de duur ervan, en het werkrooster per dag. Bovenaan vind je de knop Medewerker toevoegen.

De kaarten zijn gegroepeerd: Team (de interne medewerkers), Externe medewerkers (goedgekeurde freelancers, met een apart label) en, indien van toepassing, een zone Aanvragen tot samenwerking van freelancers, waar een zelfstandige specialist vraagt om in jouw salon te werken en jij beslist met Goedkeuren of Weigeren. Een medewerker die tijdelijk op pauze staat, verschijnt vervaagd, met het label Inactief.

Hoe je een medewerker toevoegt of bewerkt

Je tikt op Medewerker toevoegen (of op Bewerken op een bestaande kaart) en het configuratievenster gaat open.

1. Je tikt op de cirkel en Foto uploaden; de afbeelding wordt vierkant bijgesneden voordat ze wordt opgeslagen. De foto is optioneel.
2. U vult De naam (verplicht) en De functie (bijv. Barbier, Stylist). Als je de functie leeg laat, krijgt deze een standaardbenaming.
3. Je voegt eventueel een Telefoon voor contact toe.
4. Je stelt Commissie (%) in: een getal tussen 0 en 100 (bijv. 30). Leeg laten betekent geen commissie; de waarde verschijnt daarna in het maandrapport van de medewerker.
5. Tik op Opslaan.

Hoe je de diensten, de prijs en de duur per medewerker instelt

In hetzelfde venster vink je de diensten aan die de medewerker uitvoert. Bij elke aangevinkte dienst verschijnen twee velden: een prijs in RON en een duur in minuten, aangepast aan die medewerker. Als je ze leeg laat, worden de standaardwaarden van de dienst gebruikt (weergegeven als suggestie in het veld).

Hier kun je ook een fotogalerij van de medewerker uploaden (tot 5 afbeeldingen, automatisch gecomprimeerd) en, bij het bewerken, een videoportfolio. De video (MP4 of MOV, maximaal 100MB) wordt binnen 1 tot 2 dagen door het StilHub-team gecontroleerd voordat hij wordt gepubliceerd.

Hoe je het werkrooster en de lunchpauze instelt

Voor elke dag van de week (maandag t/m zondag) vink je aan of de medewerker werkt en kies je het tijdstip van begin en van einde uit de lijsten (intervallen van 30 minuten, tussen 06:00 en 22:00). Een niet aangevinkte dag verschijnt als Vrije dag.

1. Je vinkt de werkdagen aan en kiest de begin- en eindtijden.
2. Optioneel vinkt u Lunchpauze voor een actieve dag en kiest het interval (standaard 13:00 tot 14:00).
3. Je slaat op. Het systeem staat klanten niet toe afspraken te maken tijdens de pauze of buiten het rooster.

De eindtijd moet na de begintijd liggen en de pauze moet binnen het rooster passen, anders krijg je bij het opslaan een foutmelding.

Vakantie: tijdelijk deactiveren zonder verwijderen

Wanneer een medewerker met vakantie gaat, gebruik je de knop voor activeren/deactiveren op zijn kaart. De medewerker verdwijnt uit de afspraken van de klanten en wordt niet meer gefactureerd, maar de gegevens, de diensten en het rooster blijven bewaard, klaar om opnieuw te activeren. De knop Verwijderen verwijdert hem definitief.

Wat u hier ziet

Hier heb je de volledige lijst met diensten die je salon aanbiedt, precies die welke klanten kunnen kiezen wanneer ze een afspraak maken en die je aan medewerkers toewijst. Bovenaan, onder de titel, zie je hoeveel diensten je hebt („X beschikbare diensten"), en rechts de knop Dienst toevoegen.

Voor elke dienst zie je drie gegevens: Naam, Prijs en Duur. De prijs wordt in kleur weergegeven (als hij 0 is, verschijnt Gratis in plaats van een bedrag; anders verschijnt hij als „X RON"), en de duur staat naast een klokpictogram, in een vriendelijke opmaak (bijvoorbeeld „45 min", „1 uur" of „1 uur 30 min"). Op de computer wordt de lijst weergegeven als een tabel met de actiekolom rechts; op de telefoon verschijnen dezelfde diensten als kaarten, makkelijker met de vinger te doorlopen. Als je nog geen enkele dienst hebt toegevoegd, zie je een lege melding met de knop Voeg de eerste dienst toe.

Hoe je een dienst toevoegt

Je tikt op Dienst toevoegen en er gaat een venster met drie velden open. Je vult ze in en slaat op; de dienst verschijnt meteen in de lijst.

1. Bij Naam van de dienst schrijf je de duidelijke benaming die de klant te zien krijgt (bijvoorbeeld „Knippen en baard" of „Gelmanicure").
2. Bij Prijs zet je het bedrag in RON. Het veld accepteert ook decimalen en de minimumwaarde is 0; als je 0 laat staan, wordt de dienst weergegeven als Gratis.
3. Bij Duur kies je uit de lijst hoe lang de dienst duurt. Je hebt opties van 15 in 15 minuten, van 15 min tot 8 uur (de standaardwaarde is 30 minuten).
4. Tik op Opslaan (de knop toont „Bezig met opslaan..." zolang het wordt geregistreerd). Je kunt het venster altijd sluiten met Annuleren, met de X-knop in de hoek of met de toets Escape.

Als de naam of de prijs ontbreekt, wordt er niet opgeslagen; bij elke andere fout verschijnt er een rode melding in het venster en blijven de ingevulde gegevens staan.

Waarom de duur belangrijk is

De duur is niet alleen informatief: hij bepaalt hoeveel tijd de dienst in de agenda inneemt en dus ook welke vrije tijdslots klanten bij het boeken te zien krijgen. Een dienst van 60 minuten blokkeert een interval van een uur, zodat twee klanten niet overlappend bij dezelfde medewerker kunnen worden ingepland.

Hoe je een dienst verwijdert

Naast elke dienst, in de actiekolom (op de telefoon, in de dienstkaart), heb je de knop voor verwijderen (de prullenbak).

1. Je tikt op de verwijderknop naast de dienst.
2. Je bevestigt in het venster dat verschijnt; dit is een definitieve actie.
3. Na de bevestiging verdwijnt de dienst uit de lijst. Als er een fout optreedt, krijg je een melding en blijft de dienst staan.

De dienst „Geblokkeerd" (van het systeem)

In de lijst zie je een speciale dienst met de naam Geblokkeerd, gemarkeerd met een slotje en het label SYSTEEM, op een licht gemarkeerde rij. Het is geen echte dienst voor klanten: je gebruikt hem in Agenda om een interval te blokkeren (pauze, verplaatsing, een telefonische reservering) zonder een echte afspraak aan te maken.

Omdat het paneel ervan afhangt, is „Geblokkeerd" beschermd: hij heeft geen verwijderknop (in plaats daarvan staat er „Beschermd") en kan niet worden verwijderd. Je laat hem zoals hij is; hij maakt deel uit van het blokkeermechanisme van de agenda.

Wat u hier ziet

Dit is de pagina van je abonnement op StilHub (niet de abonnementen van de klanten). Bovenaan, in een gekleurde banner, verschijnt de status van het account: proefperiode (met het aantal resterende dagen en de verlengingsdatum), actief abonnement (groen, met de facturatieperiode) of verlopen proefperiode (rood, wanneer de salon niet meer zichtbaar is in de app). Daaronder vind je de plankaart, de facturatiegegevens, de factuurgeschiedenis, het betalingsoverzicht aan de rechterkant en, apart, de kaart voor online kaartbetalingen.

Hoe je de kosten en het betalingsoverzicht begrijpt

De kosten worden automatisch berekend op basis van het aantal teamleden dat geboekt kan worden. In de plankaart zie je {numărul} × Teamlid voor 36,00 RON/lid per maand. In het paneel Overzicht aan de rechterkant heb je de volledige uitsplitsing: het subtotaal, Btw 21% en, bij de eerste betaling, Activeringskosten (99 RON, eenmalig). De onderste regel toont ofwel Nu te betalen (eerste betaling = abonnement + activering + btw over beide), ofwel Maandelijkse kosten als het abonnement al actief is.

Hoe je de facturatiegegevens invult

Zodat je gegevens correct op de factuur verschijnen, vul je de sectie Facturatiegegevens:

1. U typt Bedrijfsnaam in het eerste veld.
2. U vult CUI en, indien van toepassing, CIF/TVA in de twee velden eronder.
3. Je voegt het adres toe in het onderste veld.
4. Tik op Facturatiegegevens opslaan; een groene melding bevestigt dat het is opgeslagen.

Hoe je het abonnement activeert en de facturen bekijkt

Optioneel kun je een Kortingscode invoeren in het veld in het overzicht en op Toevoegentikken. Om te betalen tik je op de grote knop Abonnement activeren aan de rechterkant; je wordt naar de betaalpagina geleid en bij terugkeer wordt de status vanzelf vernieuwd. Onder de facturatiegegevens vind je de uitklapbare sectie Factuurgeschiedenis: je tikt erop om alle facturen te zien, elk met omschrijving, serie en nummer, datum, bedrag en status (Betaald, Mislukt of In afwachting). Bij betaalde facturen heb je Factuur downloaden (PDF) of Factuur bekijken, waarmee je hem opent om af te drukken.

Hoe je online kaartbetalingen activeert (Stripe)

In de kaart Online betalingen koppel je je Stripe -account om kaartbetalingen van klanten rechtstreeks op je rekening te ontvangen. Het geld komt direct bij de salon terecht, minus de Stripe-commissie, en de StilHub-commissie wordt transparant weergegeven (op dit moment zonder commissie).

1. Tik op Stripe koppelen en je wordt naar de configuratiepagina van Stripe geleid, waar je de gegevens van het account invult.
2. Bij terugkeer, als de onboarding nog niet klaar is, tik je op Configuratie voortzetten; wanneer het voltooid is, zie je de melding Account gereed.
3. Je vinkt het vakje Kaartbetalingen in de app activeren aan om de betalingen te starten; je kunt het vinkje altijd weer weghalen.

Wat u hier ziet

Rapporten is het overzichtsscherm van je salon. Bovenaan vind je drie kernindicatoren: Totaal aantal afspraken, Bevestigd en Omzet (weergegeven in RON). Daaronder heb je de grafiek „Afspraken, laatste 30 dagen"in en tik dan op de bezettingsgraad van elke medewerker en, tot slot, het maandrapport in detail met omzet en commissie. Als je freelancer bent, worden de titels „Mijn bezettingsgraad" en „Mijn maandrapport" en zie je alleen je eigen gegevens.

Hoe je de kernindicatoren en de grafiek leest

De drie kaarten bovenaan zijn een snelle samenvatting: Totaal aantal afspraken laat zien hoeveel afspraken je hebt, Bevestigd hoeveel er bevestigd zijn, en Omzet de waarde in RON. Elke kaart is aanklikbaar: als je erop klikt, word je rechtstreeks geleid naar Agenda.

De grafiek eronder heeft een balk voor elk van de laatste 30 dagen. De balk van vandaag is donkerder gekleurd zodat je hem meteen herkent, en het totaal aantal afspraken in de periode staat naast de titel. Geannuleerde afspraken tellen niet mee, en dagen zonder afspraken verschijnen als een dunne grijze lijn. Ga met je vinger of met de muis over een balk en je ziet de exacte datum en het aantal afspraken van die dag.

Hoe je de bezettingsgraad van het team volgt

De sectie „Bezetting medewerkers" laat zien hoe druk elk teamlid het heeft. Je hebt een schakelaar met drie periodes: Vandaag, Week en Maand.

1. Je tikt op Vandaag, Week of Maand, afhankelijk van de periode die je wilt analyseren.
2. Voor elke medewerker zie je de avatar, de naam, het bezettingspercentage en een voortgangsbalk.
3. Onder de balk lees je het aantal afspraken en hoeveel minuten er in de gekozen periode is gewerkt.

Wanneer de bezetting van een medewerker boven de 80%uitkomt, worden het percentage en de balk rood: een signaal dat deze persoon bijna op maximale capaciteit zit.

Hoe je het maandrapport per medewerker raadpleegt

Het maandrapport splitst de activiteit uit per medewerker en per dienst. Met de maandkiezer aan de rechterkant selecteer je de gewenste maand (alleen maanden met gegevens verschijnen en de huidige maand is gemarkeerd). Wanneer je naar de lopende maand kijkt, verschijnt er een opmerking dat de gegevens livezijn, dat wil zeggen dat ze worden bijgewerkt naarmate er afspraken binnenkomen.

1. Je kiest de maand met de kiezer in de rechterbovenhoek.
2. Je ziet elke medewerker met het aantal afspraken, de gewerkte minuten en de totale omzet in RON.
3. Als je op de pagina Medewerkers een commissie hebt ingesteld, verschijnt onder de omzet de regel commissie (het percentage en het berekende bedrag).
4. Je tikt op de regel van een medewerker om deze uit te klappen en de uitsplitsing per dienst te zien: voor elke dienst heb je het aantal afspraken, de minuten en de omzet.

Hoe je de gegevens exporteert

Naast het maandrapport heb je drie exportknoppen voor de geselecteerde maand:

1. Excel : downloadt een .xlsx-bestand met de regels per medewerker en per dienst, plus de totalen.
2. Boekhoudkundige export : een .xlsx met één regel per afspraak (datum, klant, telefoon, dienst, medewerker, prijs, status, betaling) en de totalen voor afgerond en geïnd.
3. PDF : opent een pagina die klaar is om af te drukken, met een printknop.

Wat u hier ziet

De pagina Profiel is de publieke identiteit van je salon: precies wat klanten zien wanneer ze je in de app zoeken. Hier beheer je de presentatieafbeelding, de contactgegevens, de categorieën, de beschrijving, het adres op de kaart en de fotogalerij. Hier vind je ook het promotiemateriaal met QR-code, de link voor Google, de installatie van het paneel op de telefoon en het wijzigen van het wachtwoord. Belangrijk: wijzigingen aan het profiel (afbeelding, naam, categorieën, beschrijving, adres, galerij) worden pas toegepast nadat je op de knop Opslaan onderaan de pagina tikt; acties zoals de QR-code, de link kopiëren of het wachtwoord wijzigen worden meteen en apart uitgevoerd.

Hoe je je afbeelding en je publieke gegevens instelt

De eerste sectie is Presentatieafbeelding: je tikt op het gebied van de afbeelding (of op de knop Nieuwe afbeelding uploaden), kiest een foto van je apparaat en kadert die vervolgens in de bijsnijdeditor in een verhouding van ongeveer 16:10. De aanbevolen afmeting is 1600×1000px en de gebruikelijke afbeeldingsformaten worden geaccepteerd; je kunt het kader verplaatsen en centreren voordat je bevestigt.

Bij Hoofdgegevens vul je de naam van de salon en het telefoonnummer voor contact in. Bij Categorieën tik je op een of meer labels (Kapsalon en hairstyling, Barbier en barbershop, Nagels, Massage en de overige); je kunt er zoveel kiezen als er passen en de actieve labels krijgen een kleur. Daaronder schrijf je de publieke beschrijving van de salon en, optioneel, het annuleringsbeleid, dat klanten bij het boeken te zien krijgen.

Hoe je het adres, de kaart en de galerij toevoegt

1. In Locatie op de kaart schrijf je het adres in het daarvoor bestemde veld; de kaart centreert zich erop.
2. Je kunt de speld (pin) rechtstreeks op de kaart verplaatsen om de positie precies vast te leggen; de coördinaten worden automatisch samen met het profiel opgeslagen.
3. Bij Fotogalerij tik je op het vak Uploaden en voeg je tot 5 foto'stoe; elke foto wordt automatisch geoptimaliseerd voordat ze wordt geüpload.
4. Je verwijdert een foto met de knop × in de hoek ervan.

Als je een freelanceraccounthebt, zie je in plaats van de secties voor afbeelding en kaart de optie om te verhuizen naar een andere salon: je zoekt de salon op naam en tikt op Migreren.

Hoe je je salon promoot (QR, Google-link, installatie)

Bij Promotiemateriaal (QR) tik je op QR-poster afdrukken en er gaat een elegante A4-poster open, met de naam van de salon en de QR-code van de app, klaar om af te drukken voor de deur of de receptie. Klanten scannen de code en maken vanaf hun telefoon een afspraak. Als de poster niet opent, sta dan pop-upvensters toe in de browser.

De kaart Installeer het businesspaneel op je telefoon zet het paneel als een app op je toestel, zonder appstores. Wanneer de browser dat toestaat, verschijnt de knop Nu installeren (installatie met één klik); anders volg je de handmatige stappen:

1. Android (Chrome): je opent stilhub.ro/business, tikt op het menu ⋮, kiest „Toevoegen aan startscherm" en bevestigt.
2. iPhone / iPad (Safari): je opent stilhub.ro/business in Safari tik je op de knop Delen, kiest „Zet op beginscherm" en tikt u op Toevoegen.

Onder de installatiekaart vind je je unieke link voor Google (van de vorm stilhub.ro/salon?id=...): je tikt op Kopiëren en voegt hem toe aan je Google Business-profiel, zodat de knop „Reserveren" klanten rechtstreeks naar het boeken stuurt. Ook hier activeer je, als de banner verschijnt, de meldingen om waarschuwingen te ontvangen bij nieuwe afspraken.

Hoe je je wachtwoord wijzigt

In de sectie Wachtwoord wijzigen voer je het huidige wachtwoord in (laat het leeg als je met Google bent ingelogd), daarna het nieuwe wachtwoord (minimaal 6 tekens), dat je in het derde veld bevestigt. Je tikt op Wachtwoord wijzigen ; deze actie staat los van de rest van het profiel, dat je opslaat met de knop Opslaan.